Diretora da escola Vovó Neném abre as portas para software de gestão e vê seu tempo se multiplicar

O trabalho manual de criação de boletos e o arquivo em papel dos históricos dos alunos foram substituídos pelo sistema, que trouxe facilidade e segurança às informações.

Dominar a tecnologia não é uma das principais habilidades da pedagoga Kátia Ladeira Cruz. Há 30 anos ela é diretora e proprietária do Instituto Educacional Vovó Neném, em Belo Horizonte, e seu talento é mesmo na educação infantil. Sua paixão é fazer projeto pedagógico, orientar os professores e ver as crianças se desenvolverem.

E foi justamente para se concentrar no que ela mais gosta de fazer que, há dez anos, a diretora resolveu encarar a tecnologia de frente e, mesmo que o computador não fosse uma de suas ferramentas preferidas, contratou o sistema de gestão escolar WGiz, aprendeu a utilizá-lo na administração da escola e viu seu tempo se multiplicar.

O que eu demorava horas para fazer, agora gasto minutos, comemora.

A escola Vovó Neném atende cerca de 60 crianças, do berçário ao pré, além do período integral. A diretora afirma que, apesar de ser uma escola pequena, o trabalho de administração de boletos não era fácil.

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Alunos brincando na porta da escola Vovó Neném.

Todos os meses eu tinha que fazer o mesmo trabalho de conferir a relação das crianças, calcular a mensalidade com possíveis taxas extras, montar um boleto, imprimir, tirar xerox e entregar aos pais. Eu gastava entre duas a três horas nesse processo. Com o sistema da AIX eu já tenho isso pronto. Faço uma ou outra alteração e já tenho o boleto do mês”, afirma.

A diretora ainda não usa o recurso de envio do boleto por email, mas diz que isso está no seu radar. “Já estou recolhendo os e-mails dos pais, então logo poderei fazer isso também”, diz.

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Histórico digitalizado

Outra vantagem trazida pelo software foi o arquivo do histórico dos alunos. Quando a escola implementou o WGiz ela já tinha 20 anos de operação e, até então, guardava os registros dos alunos em papel. Se, por algum motivo, fosse necessário encontrar informações de um aluno atual ou antigo, lá iria a diretora para a busca nos arquivos.

Agora está tudo digitalizado. Tenho as principais informações dos alunos organizadas no computador, inclusive aqueles que nem estão mais na escola. Isso foi muito importante para o nosso controle”, afirma.

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Pátio da escola decorado na época da Páscoa.

Vencendo o medo da tecnologia

Kátia admite que nunca foi muito familiarizada com a tecnologia e, por isso, implementar um software de gestão foi um desafio que ela deu a si mesma. “Se a tecnologia vier ao nosso favor – e não para nos escravizar – ela é muito bem-vinda e pode ajudar demais”, afirma.

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No começo, a diretora confessa ter sentido um pouco de dificuldade, mas ela afirma que o suporte da AIX a auxiliou no que precisou e, em pouco tempo, já tinha aprendido o que precisava para a emissão dos boletos e arquivo de histórico dos alunos.

Ela lembra que o software WGiz ainda tem uma infinidade de possibilidades para a gestão da escola, o que inclusive foi um dos motivos da escolha da diretora por esse sistema. Mas, nos últimos anos, ela acabou se concentrando em algumas de suas funcionalidades.

Hoje uso o software apenas para a emissão de boletos e arquivo do histórico dos alunos. É bom que eu tenha a liberdade de usar o que preciso da ferramenta, mas eu sei que dá para aproveitar mais dela. Está bem na minha mão, então eu preciso usar e vou fazer isso”, garante.

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