Como combater a inadimplência escolar utilizando um sistema de gestão

Quem faz uma compra se compromete a pagar uma quantia mensal até a quitação do valor total. No setor educacional os pais se comprometem a pagar as mensalidades dentro do prazo, porém nem sempre esse acordo é cumprido, gerando a inadimplência escolar.

A inadimplência pode ocorrer em diversos segmentos . No mercado educacional, ela ocorre em todos os níveis, da educação infantil até as faculdades, e afeta, principalmente, os estabelecimentos com preço mais acessível. Manter a qualidade do ensino nesse cenário é muito difícil.

É preciso lembrar que, além de ser uma instituição de ensino, uma escola infantil particular é também uma empresa. Por isso, os gestores se preocupam cada vez mais em lidar com a inadimplência — cujo índice tem aumentado, tanto pelos problemas financeiros enfrentados pelas famílias quanto pelas falhas na gestão escolar.

Isso normalmente acontece quando não se tem uma estratégia para tratar a inadimplência e, principalmente, quando a instituição não tem uma organização clara de suas movimentações. Assim, fica muito difícil tomar decisões que ajudem a atingir resultados melhores.

Mesmo quando o aluno está inadimplente, a Lei n° 9.870/1999 diz que não pode haver constrangimento a ele, mas a escola pode não aceitar sua renovação de matrícula.

Por isso, é importante ter um sistema de gestão escolar que ajude a manter os dados atualizados para que ações sejam tomadas quando necessário.

Os órgãos de defesa do consumidor defendem os direitos de pais e alunos constantemente e, por isso, as escolas devem agir sempre dentro da lei e evitar o cometimento de infrações. Com a ferramenta adequada, a instituição consegue escapar das falhas.

Quer saber mais sobre a inadimplência escolar? Acompanhe este post!

1. O que é a inadimplência escolar?

Uma escola infantil é como qualquer outra empresa: precisa ter dinheiro em caixa para seguir funcionando. Por isso, a inadimplência escolar é um dos maiores problemas que ela pode enfrentar: afinal, quando as mensalidades deixam de ser pagas as finanças do estabelecimento são bastante afetadas.

Inadimplência é a falta de cumprimento de uma obrigação previamente estabelecida, principalmente no aspecto financeiro. No âmbito jurídico, alguém é inadimplente quando não cumpre uma responsabilidade financeira prevista em contrato — de forma total ou parcial.

Na escola infantil, é importante controlar os processos para que a inadimplência escolar não se torne um problema generalizado. Como, em geral, essa é a única fonte de receita da escola infantil, fica inviável mantê-la quando os pagamentos não são feitos.

Afinal, para que ela possa oferecer ensino de qualidade, é preciso que faça investimentos constantes em melhorias. Combater a inadimplência requer um diagnóstico preciso para evitar problemas tanto para a instituição quanto para as famílias devedoras.

A inadimplência escolar normalmente não ocorre por má-fé, mas porque os devedores passam por dificuldades financeiras. Ou seja, as famílias acumulam dívidas, pois as cobranças em atraso são acrescidas de juros e multas — o que compromete seu orçamento.

Quando concluem que não têm mais condições de manter o pagamento das mensalidades, elas podem optar por deixar a instituição de ensino. A transferência pode ser traumática para o aluno e, fatalmente, prejudicial para a escola infantil, já que ela perde definitivamente o estudante.

2. Como a inadimplência prejudica a escola infantil?

É normal que uma escola tenha um percentual de inadimplência. Diferentes problemas podem acontecer e até o esquecimento pode levar ao não pagamento de uma mensalidade — e isso naturalmente acarreta o aumento desse índice. Pequenos contratempos, entretanto, não representam ameaça à saúde financeira da entidade.

Com as mensalidades como sua única fonte de receita, a inadimplência prejudica o caixa da entidade, que para de receber essas entradas enquanto seus gastos de manutenção continuam os mesmos. Ou seja, a conta não fecha.

A primeira consequência disso é, obviamente, o desbalanceamento do fluxo de caixa da escola. Isso significa que a entidade entra em uma situação de insegurança financeira: assim, mesmo que consiga pagar suas contas, ela fica impossibilitada de investir em melhorias. As adversidades vão além:

  • falta de manutenção no espaço físico e nos equipamentos;
  • dificuldade para arcar com custos de operação;
  • cortes na equipe.

Assim, os processos da instituição ficam prejudicados e, com isso, naturalmente, vem a queda na qualidade de ensino. Além disso, a instituição fica defasada em relação à concorrência — com o tempo, isso compromete a qualidade do ensino. Às vezes, a instituição nem consegue pagar suas contas e pode falir.

Em momentos de crise econômica, a inadimplência escolar é apenas uma das manifestações de dificuldades. Nesse cenário, bons gestores podem se destacar ao investir, planejar, organizar e fazer as mudanças necessárias para enfrentar esse momento desfavorável.

3. É possível mensurar a inadimplência escolar?

Atrasos em pagamentos não devem ser confundidos com inadimplência, mas é preciso estar atento quando se prolongam ou se tornam recorrentes e passam a comprometer o orçamento da entidade. Cabe à instituição identificar e definir como cada caso será tratado.

A escola infantil deve determinar quando abordar os inadimplentes: algumas o fazem cinco dias após o não pagamento, outras levam mais tempo ou mudam o discurso quando o atraso se prolonga. A estratégia depende da realidade da instituição.

Quando o índice de inadimplência ultrapassa um determinado limite, ele começa a ser preocupante:

  • índice ideal: abaixo de 2%;
  • índice satisfatório: entre 2% e 3%;
  • índice crítico: acima de 3%.

Se a inadimplência ultrapassar 10%, o que é bem comum, a instituição precisa atuar para que isso não comprometa seu funcionamento nem a qualidade do ensino. O primeiro passo é mensurá-la. Para tal, é preciso definir o critério para que um aluno seja considerado inadimplente. Com esse dado, a conta é:

  • índice de inadimplência = valor total de mensalidades não pagas/valor total de mensalidades cobradas.

O cálculo deve ser feito considerando o valor das mensalidades, não a quantidade de alunos. É importante, então, ficar atento e calcular a taxa de inadimplência para ter controle da situação financeira da instituição de ensino.

Para isso, é preciso ter registros organizados que permitam fácil acesso aos dados. Isso fica mais fácil com o uso de um sistema de gestão escolar.

4. Como reduzir a inadimplência escolar?

Quando se pensa em gestão escolar, é natural que haja uma associação ao trabalho pedagógico da instituição. Além disso, porém, outras áreas precisam de atenção: é o caso, por exemplo, da gestão financeira escolar. Esse departamento cuida do desafio de combater a inadimplência.

Algumas estratégias podem ajudar nessa tarefa. Isso inclui conhecer a legislação pertinente e implantar ações específicas que ajudem a abordar o tema com os inadimplentes de forma mais eficiente. Confira, a seguir, algumas opções.

4.1. Saiba lidar com os devedores

Na maioria das vezes, apesar dos esforços da instituição, a inadimplência escolar continua alta. É preciso, nesse caso, ser firme na cobrança — sempre lembrando que a relação entre a escola infantil e o devedor é regida pelo Código de Defesa do Consumidor (CDC).

Dessa forma, há direitos garantidos a alunos inadimplentes. Conheça os principais deles a seguir:

  • o aluno não pode sofrer nenhum tipo de constrangimento;
  • o aluno não pode ser desligado da instituição durante o período letivo;
  • o aluno tem o direito de fazer provas e receber boletins;
  • o aluno não pode ter documentos retidos.

4.2. Adote medidas de prevenção

É possível incluir algumas ações simples que tornarão a redução da inadimplência mais factível. Confira algumas possibilidades a seguir.

4.2.1. Tenha uma equipe preparada

De preferência, a cobrança não deve ser feita pelo mesmo profissional que trata de aspectos acadêmicos com a família, já que é natural que haja vínculos afetivos entre eles. Assim, deve haver uma equipe específica, que conheça a legislação pertinente para fazer esse trabalho sem incorrer em práticas inadequadas.

4.2.2. Facilite a cobrança

Quando a inadimplência é decorrente de esquecimentos, por exemplo, é possível facilitar a cobrança ou mesmo torná-la automática. Para isso, vale oferecer diferentes formas de pagamento para que a família opte pela mais conveniente — isso reduz as chances de problemas burocráticos na hora do pagamento.

Essa medida é vantajosa tanto para a escola infantil quanto para a família, pois permite encontrar a melhor forma para ambos. Também vale a pena oferecer opções como pagamento por cartão de crédito e débito em conta-corrente, já que os dois possibilitam cobrança automática.

4.2.3. Ofereça descontos

Além de ser ruim para a escola, a inadimplência é problemática para as famílias, que têm de arcar com a dívida em algum momento. Uma boa maneira de incentivar o pagamento é oferecer descontos para antecipações ou negociar preços melhores para quitações semestrais ou anuais, por exemplo.

Esses descontos, embora representem uma pequena redução na receita, garantem o recebimento integral da mensalidade. Essa estratégia ajuda a diminuir os índices de inadimplência, enquanto aumenta a receita e ainda ganha a simpatia dos responsáveis — que se sentem premiados com o desconto.

4.2.4. Esteja presente

É preciso que as famílias entendam que o pagamento das mensalidades escolares não deve ficar em segundo plano. Para melhorar a percepção deles em relação à instituição e o valor do seu trabalho, é essencial investir em boa comunicação.

A ideia é aumentar o engajamento dos responsáveis e, para isso, podem ser usadas várias estratégias: de atividades presenciais a ferramentas online. Assim, é possível mostrar como o investimento feito por eles é bem aplicado de forma que entendam a importância de manter os pagamentos em dia.

4.2.5. Negocie com os devedores

Em alguns casos, é melhor receber parte da dívida do que nada. Se a família não tem condições de pagar o valor total, vale a pena negociar para permitir que o inadimplente regularize sua situação.

A vantagem é que, enquanto os responsáveis ficam aliviados e gratos, a escola infantil recebe parte considerável da dívida. Além disso, negociar diretamente com as famílias é melhor do que partir para as caras e complexas medidas judiciais.

Todas essas ações têm um grau de efetividade, mas podem ganhar com a adoção de um software de gestão escolar. Esse tipo de ferramenta torna os processos mais dinâmicos e ágeis ao reduzir a incidência de erros e retrabalho com a automação de tarefas.

Afinal, acabar com a inadimplência envolve vários aspectos e, preferencialmente, é uma tarefa que não deve ser feita manualmente. Uma ferramenta automatizada de gestão escolar que tenha um módulo de administração financeira permitirá o registro, o controle e a análise de dados da contabilidade da entidade.

5. Conheça as vantagens de utilizar um sistema de gestão

De forma geral, o controle das finanças é essencial para garantir o combate à inadimplência. Um software de gestão escolar com módulo financeiro ajuda a compreender e a driblar a falta de pagamento ao oferecer acesso aos dados relativos ao cadastro dos estudantes e, a partir deles, facilitar as análises.

O sistema mostra, de forma clara, quais são os alunos que não pagam, qual é  valor devido por eles, há quanto tempo estão atrasados e outras informações importantes para garantir a eficiência da gestão financeira. Todos esses dados ajudam a afastar ou diminuir ao máximo a inadimplência escolar.

Ou seja, com esse módulo, o setor financeiro da instituição passa a ter as informações mais bem organizadas (o que permite criar planos de pagamento adequados) e a fazer as tarefas de forma automatizada. Além de reduzir a possibilidade de erros, isso facilita o dia a dia dos profissionais e diminui a burocracia do departamento.

Tudo isso é possível graças à integração entre os setores e suas respectivas informações. Proporcionada pelo uso dessa tecnologia na escola, a integração permite acesso rápido ao fluxo financeiro da instituição — bem como aos sistemas de pagamentos e gestão de mensalidades.

Isso é essencial para acompanhar e diminuir os índices de inadimplência. Ter informações organizadas e integradas ajuda nas tomadas de decisão que serão usadas no planejamento de estratégias.

Assim, os resultados aparecem mais facilmente. Afinal, se for necessário buscar os dados em diversos lugares, a gestão fica mais difícil e complicada. Em outras palavras, as características do software de gestão escolar são úteis nos processos de combate à inadimplência escolar.

Saiba mais a seguir!

5.1. Integra os dados da instituição

Quando todas as informações estão no mesmo lugar, é mais fácil manter o controle dos processos e identificar pontos de melhoria. Além disso, as movimentações podem ser organizadas por área, como administrativa, comercial, financeira e assim por diante.

É possível, ainda, criar subáreas e acompanhar os resultados de forma separada para mensurar as movimentações financeiras da escola infantil de forma mais precisa. Com isso, pode-se analisar o passado para planejar o futuro.

O sistema oferece, ainda, um histórico financeiro das relações da escola com os alunos e responsáveis. Dessa forma, encontram-se facilmente dados pessoais, documentos em geral, comprovantes, contas a pagar e a receber, entre outros.

5.2. Otimiza os processos da escola infantil

A automação proporcionada pelo sistema de gestão escolar é bastante útil e, entre outras facilidades, permite tornar as cobranças automáticas. Assim, a equipe economiza tempo com a gestão de pagamentos e o responsável é lembrado sobre o vencimento da mensalidade pela própria ferramenta. Com isso:

  • os dados do aluno e das cobranças são registrados uma única vez;
  • a cobrança é automática;
  • o pagamento pode ser feito por boleto ou cartão, de forma fácil e segura;
  • todos os envolvidos são lembrados no dia do vencimento;
  • o sistema confirma o pagamento;
  • um relatório apresenta as cobranças que não foram pagas;
  • o fluxo de caixa é atualizado automaticamente.

Todas essas tarefas deixam de ser feitas manualmente quando se usa um sistema de gestão escolar. Assim, sobra mais tempo para a equipe trabalhar no planejamento de melhorias. Ou seja, é uma melhoria nos processos que facilita a execução das atividades relacionadas ao objetivo final, diminuir a inadimplência.

Com a redução do tempo necessário para a execução de atividades, a equipe fica mais produtiva. Há, então, um melhor aproveitamento de recursos, tanto materiais como humanos, e uma maior confiabilidade no resultado.

Afinal, com a padronização dos processos, aumenta a agilidade na execução, elimina-se o retrabalho, reduz-se o custo e aumenta-se a produtividade.

5.3. Garante a execução dos processos administrativos

A automação proporciona, ainda, um controle mais preciso da execução dos processos da instituição. Isso facilita o alinhamento com o planejamento da escola infantil, bem como melhora seu desempenho e garante seu sucesso e seu crescimento.

O sistema assegura a comunicação clara de metas e padrões a serem seguidos pela equipe. Paralelamente, permite acompanhar, em tempo real, as ações que não estejam de acordo com o que foi definido — isso torna a detecção de desvios mais apurada.

5.4. Fornece dados para tomadas de decisão

Tomar decisões é parte da rotina dos gestores escolares. Essa é sempre uma tarefa delicada, já que afeta o rumo dos negócios. Para que tomem decisões de forma segura, além de boa percepção e experiência, é essencial ter o suporte de dados confiáveis, concretos e sistematizados.

Isso é fundamental para corrigir erros e identificar oportunidades de melhoria, bem como redirecionar estratégias e inspirar novas atitudes. Como o sistema de gestão escolar agrupa todas as informações em um único lugar, há mais chances de obter insights precisos para auxiliar esse trabalho.

Com ele, tem-se em mãos todas as informações relativas aos processos escolares. São relatórios de fluxo de caixa, descontos concedidos, faturamento por turma e outros que podem ser articulados de forma a apontar o melhor caminho para a escola.

5.5. Permite o acompanhamento financeiro da escola infantil

Um acompanhamento financeiro eficiente deve ser rápido, seguro e eficaz. As possibilidades oferecidas pela solução de gestão escolar permitem obter resultados mais condizentes com as necessidades da entidade. Afinal, sem um controle financeiro eficaz, há grandes chances de ela não conseguir reverter a inadimplência.

Além de evitar erros e economizar tempo, o sistema dá à escola infantil mais condições de alcançar os resultados almejados, já que os processos se tornam menos burocráticos. O sistema ajuda a instituição a não perder mais nenhum prazo de pagamento ou de recebimento.

Afinal, quando todas as contas a receber são registradas no sistema, o controle fica mais prático, seguro e eficaz. Com os dados fornecidos pelo sistema, a instituição sabe quando vencem as contas a receber — e, com isso, a gestão da inadimplência ganha um aliado.

O mesmo ocorre com o acompanhamento das contas a pagar. Com ele, a entidade tem mais condições de fazer seus pagamentos nas datas corretas e, assim, evitar a incidência de juros e multas — ou seja, a ferramenta previne um gasto desnecessário.

5.6. Ajuda no crescimento da instituição

O planejamento escolar deve ser feito com base em números. Quando a instituição usa um software especializado em gestão escolar, ela tem acesso a relatórios atualizados — e que podem ser personalizados de acordo com as necessidades.

Assim, ao planejar-se para receber um determinado número de matrículas, essa estimativa pode levar em conta os números reais de anos anteriores. A partir disso, a entidade pode fazer uma estimativa da receita que terá à disposição e planejar-se de forma apropriada.

Uma boa ideia é considerar três cenários diferentes — resultados acima da média, resultados abaixo do previsto e resultados normais — e estipular metas para cada um deles. Assim, é possível fazer o acompanhamento ao longo do ano, implantar ajustes quando necessários e observar como a escola infantil tem se desenvolvido.

Para controlar a inadimplência escolar, é essencial estar atento. Muitas medidas podem ajudar nesse processo, mas a adoção de um sistema de gestão escolar traz diferenciais que podem ser essenciais para manter a competitividade da instituição.

Afinal, ao economizar tempo com a execução de tarefas, é provável que se economize também em mão de obra. Isso sem contar que a equipe tem mais tempo para se concentrar nos aspectos estratégicos que podem trazer resultados melhores para a instituição.

O aumento da capacidade de organização proporcionado pelos sistemas de gestão escolar trazem modernidade à instituição de ensino. Além disso, eles fazem com que ela cresça de maneira sustentável e segura, já que oferecem ferramentas que permitem controlar a inadimplência escolar.

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