4 dicas de organização escolar durante a matrícula

Colocar em prática dicas de organização escolar não é uma questão fácil. Com a correria do dia a dia estabelecer estratégias para o alcance de metas pode ser um verdadeiro desafio. É preciso muito “jogo de cintura” para que a gestão seja realizada de forma eficiente no período de matrícula da educação infantil.

Não é incomum, em momentos como esse, se deparar com funcionários perdidos, papéis misturados com outros documentos e pais nervosos e impacientes por resolver o quanto antes a matrícula ou a rematrícula das crianças.

A gestão escolar no processo de matrícula é fundamental para reter as crianças matriculadas e manter uma boa relação com pais e funcionários, ou seja, é um passo decisivo para estreitar laços entre a comunidade e o ambiente escolar.

Para ajudar você nesse processo, levantamos 4 dicas de organização escolar durante o período de matrícula, de modo a manter o bom fluxo das tarefas cotidianas e os pais satisfeitos com o atendimento. Veja as sugestões!

1. Defina metas

O processo de captação de matrículas envolve diversas etapas, desde a organização do quadro de vagas disponíveis em cada turma até a comunicação aos pais e o aviso da necessidade de rematricular ou matricular a criança.

No entanto, é comum muitas escolas deixarem para a última hora a gestão do processo de matrícula e acabarem negligenciando o que realmente deveria ser feito com maior cuidado.

Por isso, é essencial estabelecer metas. Esse é o primeiro passo para mensurar se realmente o número de crianças matriculadas foi alcançado e se as ações determinadas foram eficientes. Como dicas de organização escolar podem ser citadas:

  • Quantas crianças há em cada turma?
  • Quantas vagas serão disponibilizadas?
  • Quantos crianças a escola comporta?
  • Qual a receita que se quer alcançar por meio dos novos alunos?

ou ainda:

  • A escola comporta o novo número de vagas para matrículas?
  • A escola tem a estrutura necessária ou será preciso abrir novas turmas e contratar mais profissionais?

É fundamental estabelecer metas e objetivos, de modo que elas retratem fielmente a realidade da educação infantil. Para isso, defina quais serão as ações e os prazos necessários para alcançar o que se deseja, por exemplo:

  • estabeleça as datas de matrícula e divulgue para os pais, funcionários e demais envolvidos de modo a se organizarem para atingir o número desejado de alunos; e
  • verifique a necessidade de abrir novas turmas antes do início do ano letivo.

As metas devem ser bem organizadas e planejadas, de modo a não serem inatingíveis e acabar desmotivando toda a equipe. Uma das dicas de organização escolar durante o período de matrícula é realizar a captação de alunos por etapas, ou seja, definir metas por cada encontro realizado com os pais ou pelo número dessas reuniões que levou à efetivação da matrícula.

Com esses índices em mãos, é mais fácil avaliar como está a performance da equipe responsável por aumentar o número de crianças matriculadas e quais estratégias precisam ser colocadas em prática para alcançar melhores resultados.

2. Prepare os funcionários responsáveis por captar alunos

Não existe uma fórmula mágica e, tampouco, uma receita infalível que determine com 100% de acerto que a meta estabelecida será fielmente cumprida. Mas é possível reduzir as chances de falhas e erros no processo de captação de alunos ao treinar e preparar a equipe responsável no processo de matrícula.

Para uma melhor organização do que deve ser feito para alcançar as metas predefinidas, é fundamental dividir as tarefas e traçar prazos para cumpri-las. Por exemplo, estabeleça um responsável para cada uma das tarefas.

Além disso, monitore e acompanhe o cumprimento das tarefas, verifique se alguém está com dificuldades e analise o que pode ser feito para melhorar o processo de captação de novas matrículas.

Entre algumas dicas de organização escolar no processo de divisão de tarefas, se destacam:

  • designar quem são os responsáveis por entrar em contato com os pais;
  • agendar reuniões e requisitar documentos para o processo de matrícula;
  • direcionar o responsável por apresentar a escola aos interessados;
  • remeter ao financeiro a responsabilidade de fechar negociação e a matrícula.

Com um bom preparo da equipe e a divisão inteligente das tarefas, é possível alcançar as metas estabelecidas e atingir o maior número possível de alunos matriculados.

3. Comunique datas e processos corretamente

Dentro do planejamento de metas, é fundamental ter muito claro os prazos e as datas para a concretização dos objetivos.

Na falta de um bom planejamento de quantos alunos devem ser matriculados ou de quantas matrículas novas devem ser feitas, muitas escolas acabam ficando com o caixa no “vermelho” e tendo problemas em manter o fluxo de operações, como, por exemplo, contratar professores, realizar manutenções etc.

Pensar nos prazos e metas não é apenas importante para uma boa gestão escolar, mas também para manter a qualidade do ensino e, assim, o bom relacionamento com pais e funcionários, o que, consequentemente, se reverte em uma boa propaganda no mercado.

4. Conte com a ajuda de um software de gestão escolar

Não há como fugir: para uma boa organização escolar no processo de matrícula, é fundamental contar com a ajuda de ferramentas e equipamentos específicos que favoreçam a eficiência e possam resolver com maior rapidez os problemas que possam surgir.

Existem diversos recursos tecnológicos que podem ajudar, tanto na organização do espaço como em todo o processo de matrícula, desde o cadastro do aluno até a efetivação da sua vaga na escola.

Todo o processo pode ser feito através de um ambiente virtual, sem a necessidade de lidar com toda aquela papelada e burocracias que acabam interferindo no bom andamento das tarefas bem como na organização do espaço físico.

Ao contar com um software de gestão escolar é possível, por exemplo, realizar o cadastro dos alunos e responsáveis; emitir boletos, históricos e certificados e possibilitar que diversas requisições possam ser realizadas online.

A adoção de um sistema de gestão escolar possibilita que os funcionários da escola foquem em atividades que realmente sejam importantes e, assim, fiquem menos sobrecarregados. Além disso, é uma ferramenta útil para que os pais possam acessar com maior agilidade avaliação, comunicados, ocorrências e demais informações de seus filhos, sem a necessidade de contato direto com a escola.

Nossas dicas de organização escolar foram úteis? Para melhor conhecimento e fixação do conteúdo complemente sua leitura com esse nosso outro artigo “Gestão escolar: 10 dicas de ouro para o sucesso da sua escola infantil”.