Fluxo de caixa: o que é e como fazer na sua escola infantil?

Como você controla a movimentação de dinheiro da sua escola? O fluxo de caixa é um importante instrumento de planejamento e gestão financeira. Ao monitorar o fluxo de caixa, é possível ter uma previsão se terá recursos suficientes para pagar as contas e garantir a sustentabilidade da escola de educação infantil.

Entretanto, como controlar os recursos com eficácia, garantir a qualidade do ensino e o pagamento do salário dos professores? Confira as dicas a seguir!

Entenda o que é fluxo de caixa

Ele é um instrumento que permite que a direção da escola possa conhecer o destino dos recursos financeiros. Sendo assim, é possível projetar onde será investido o dinheiro oriundo do pagamento das mensalidades e quando haverá a entrada de recursos.

Para complementar, ainda é possível identificar todos os gastos mensais (como água, luz e telefone), despesas eventuais e datas de vencimento. Logo, o fluxo de caixa é um importante instrumento de gestão da escola e contribui para que a direção saiba tomar decisões corretas para o futuro da escola de educação infantil.

Para tanto, é possível fazer um controle de fluxo diário, semanal e mensal. Nesse caso, a direção da escola precisa registrar todas as despesas — desde a compra de copos plásticos para um evento até a aquisição de materiais didáticos e o pagamento de salários.

Com isso, será possível acompanhar os meses com maiores gastos e inadimplência escolar. A partir dessas informações, a diretoria conseguirá adotar estratégias para combater a inadimplência e reduzir os custos sem afetar a qualidade do ensino.

Conheça a importância do controle de fluxo de caixa na escola

Ao controlar as entradas e saídas de dinheiro, a direção da escola consegue ter uma visão financeira da escola de educação infantil. Isso permite, por exemplo, antecipar o pagamento do 13.º salário em um momento em que há mais recursos disponíveis.

Outra possibilidade que o fluxo de caixa oferece é a negociação de dívidas por falta de recursos em caixa. Isso evita a incidência maior de juros, que podem comprometer a saúde financeira da escola.

Fazer esse controle dos recursos também contribui para a criação de estratégias diferenciadas para melhorar a captação de recursos e promover mudanças na administração. Acompanhe alguns exemplos:

  • implantação de desconto de 5 a 10% na mensalidade para os pais que pagarem a parcela antes da data de vencimento;
  • inserção do nome dos pais no SPC em casos de mais de três meses de atraso;
  • negociação de melhores preços com fornecedores ao oferecer pagamento antecipado;
  • adoção de estratégias para ampliar o número de alunos e aumentar a receita da escola;
  • criação de metodologias para bonificação de professores que apresentam melhor desempenho e indiretamente contribuem para manter e ampliar o número de alunos na escola de educação infantil;
  • uso de recursos financeiros para aquisição de materiais educativos que favorecem a integração da tecnologia ao processo educacional.

Portanto, o fluxo de caixa torna-se essencial para o planejamento da escola, pois evita que a escola de educação infantil passe por problemas financeiros. Outro fator importante é que ele permite que a direção possa compreender qual é o valor mínimo necessário para manter as atividades.

Já o dinheiro que sobra (entre recebimentos e pagamentos) pode ser investido de outras formas. Por exemplo: em aquisição de materiais para a escola, reformas, cursos de qualificação dos professores e outros aspectos importantes para uma educação de qualidade.

Descubra como funciona o fluxo de caixa

O relatório mostra como a escola utilizou os recursos e qual é a projeção para os próximos meses. Ele permite que a direção possa visualizar o saldo a pagar e a receber. Isso possibilita tomar medidas para evitar a incidência de juros em caso de falta de recursos.

Como analisar esses dados? Imagine que, no primeiro dia do ano, a escola tenha como saldo de entrada um valor de R$ 2.000,00 em dinheiro, R$ 1.000,00 em cheque pré-datado para o dia 3 e mais R$ 500,00 no cartão de crédito para a mesma data.

Nesse caso, é possível perceber que a escola de educação infantil terá um saldo de apenas R$ 2.000,00 no dia 1.º. Os R$ 1.500,00 contabilizados para entrar no dia 3 devem ser considerados apenas nessa data.

Além dos registros de entrada, existe um agendamento de pagamento de R$ 1.000,00 no dia 1.º. Sendo assim, ao subtrair esse valor dos R$ 2.000,00 existentes em caixa sobrará um saldo de apenas R$ 1.000,00 para a escola. Para o dia 2 está agendado um pagamento de R$ 1.000,00.

Sendo assim, a escola ficará sem saldo na conta bancária para realizar qualquer operação. Se surgir algum imprevisto, a administração precisará buscar uma maneira de adiar o pagamento para o dia 3, por exemplo, quando haverá entrada em caixa.

Veja o exemplo de como ficaria o fluxo de caixa na situação apresentada.

Janeiro/2018Dia 1Dia 2Dia 3
Saldo inicial0,001.000,00
Entradas
Dinheiro2.000,00
Cheque0,001.000,00
Cartão0,00500,00
Saídas
Água0,00
Luz0,00
Equipamentos1.000,00
Serviços0,001.000,00
Saldo1.000,000,001.500,00

Logo, pode-se perceber que é um risco muito grande depender exclusivamente de uma entrada de recursos para ter condições de pagar uma dívida. É preciso gerenciar o saldo existente para sempre ter dinheiro disponível em caixa para possíveis emergências.

Aprenda a fazer um fluxo de caixa

Como você já sabe, ele é uma excelente ferramenta de gestão financeira da escola infantil. Portanto, que tal aprender a fazer um fluxo de caixa eficiente? Veja as dicas a seguir:

Planejamento das finanças

Procure organizar as informações financeiras da escola de forma clara e objetiva. Elas precisam ser compreendidas facilmente por você ou outra pessoa que lide com os recursos da escola de educação infantil.

Para tanto, é recomendável contar com o auxílio de um sistema de gestão escolar que seja intuitivo e fácil de usar. Depois de escolher a ferramenta certa para a escola, é necessário projetar as receitas e despesas do ano. Os dados precisam ser realistas, com base nas referências de anos anteriores.

Por exemplo: a receita de uma escola origina-se do pagamento de mensalidades. Sendo assim, se a escola de educação infantil tiver 50 alunos com pagamento mensal de R$ 700,00, o valor recebido anualmente será de R$ 420.000,00. Veja o cálculo:

50 X 700 = 35.000

35.000 X 12 = 420.000

Logo, haverá uma entrada anual de R$ 420.000,00. Esse pode ser considerado um valor próximo da realidade. Essa é a informação que deverá ser inserida no planejamento da escola.

Depois é necessário inserir as despesas fixas da escola de educação infantil no campo de “contas a pagar”. Elas compreendem situações como aluguel, luz, internet, telefone e outros custos que já possuem um valor fixo planejado. Esses dados devem ser inseridos no planejamento separadamente, com identificação própria, com base no valor mensal aplicado no ano anterior.

Ou seja, mesmo que a conta de luz tenha incidência de reajustes e aumentos conforme o seu uso, é possível prever um valor médio mensal para a tarifa. Isso deve ser inserido no planejamento para que a pessoa responsável pela gestão financeira possa verificar a média de gastos previstos para o ano.

Com isso, será possível avaliar a situação financeira da instituição e verificar a disponibilidade de caixa. Isso permite que você possa pensar em soluções para reduzir os custos — quando há falta de dinheiro — ou encontrar estratégias para ampliar o número de alunos e aumentar a receita.

Dica importante: faça o planejamento anual e ajuste os valores conforme eles surgirem. Se você havia previsto uma despesa de R$ 200,00 em conta de luz e ela aumentou para R$ 300,00, esse valor precisa ser atualizado.

Lembre-se de inserir também os valores de impostos, salários de funcionários e todas as novas despesas que surgirem. O controle e o registro das informações são fundamentais para assegurar a eficácia da gestão financeira da escola.

Organização das informações

Procure fazer o registro com cautela para evitar erros nos lançamentos das informações. Se você trocar os recebimentos por pagamentos, isso poderá afetar todo o seu fluxo de caixa e a gestão da escola.

Também é imprescindível identificar os casos em que as mensalidades foram quitadas com descontos, por exemplo, caso você ofereça essa possibilidade para os pais. Os investimentos em aplicações também entram nos recursos alocados em “recebimentos”.

Já os pagamentos compreendem toda e qualquer despesa da escola, sejam elas custos bancários, financiamento de veículos, mensalidade de um software ou o pró-labore. Se houve atraso no pagamento de alguma dívida também se deve registrar a incidência de juros.

Para saber se o controle está correto, é necessário avaliar o saldo disponível no caixa da escola. Ele deve apresentar o mesmo valor registrado no fluxo de caixa.

Controle do fluxo de caixa

Você deve acompanhar a entrada e a saída de recursos de maneira frequente. Se possível, deixe para registrar os valores e fazer uma análise sobre eles no final de cada dia. Se houver uma diferença entre o saldo do fluxo de caixa e os valores disponíveis na conta bancária, procure identificar onde está o erro.

Caso o saldo fique negativo em determinado mês, procure agir rapidamente para equilibrar as despesas e evitar grandes prejuízos. Com isso, você poderá acompanhar de perto a saúde financeira da escola e garantir que haja recursos suficientes para promover melhorias na qualidade da educação.

Avaliação dos resultados

Não adianta monitorar o fluxo de caixa e não acompanhar os resultados financeiros. É isso que garantirá a continuidade das atividades da escola de educação infantil.

Portanto, se você perceber que uma situação deficitária está se repetindo, é hora de agir rapidamente. Procure analisar onde estão os problemas — inadimplência, poucos alunos, custo alto — e buscar soluções junto à equipe escolar.

Vale lembrar que esse déficit também pode ser gerado por divergências entre as datas de recebimentos e de pagamentos. Por isso, fazer um planejamento sobre o uso de recursos é essencial para garantir a sustentabilidade da escola.

Já se você perceber que existe um superávit, esse é o momento de pensar em estratégias para aplicar os recursos em benefício da escola.

Pode-se investir em estrutura física, equipamentos tecnológicos, materiais educativos e qualificação dos professores. Tudo isso contribuirá para que a escola de educação infantil se mantenha competitiva no mercado.

Você também pode buscar outras fontes de investimento, como a aplicação de dinheiro em instituições bancárias. Para tanto, procure se informar sobre as melhores opções para a escola.

Saiba como um software otimiza o fluxo de caixa escolar

Um software de gestão pode ser muito útil para a escola infantil. Ele contribui para diminuir o tempo investido na administração das finanças.

Isso possibilita que a diretoria possa se dedicar a outras estratégias, como captação de alunos, reformas, aquisição de materiais educativos, entre outras. Aproveite para entender a importância de um sistema de gestão para a escola de educação infantil:

Maior segurança das informações

Ao utilizar um software para realizar o controle do fluxo de caixa, a escola tem mais segurança das informações. Ele também favorece a redução de erros humanos e o retrabalho, o que aumenta o controle financeiro da escola de educação infantil. Consequentemente, a direção contará com informações precisas para gerir e planejar melhor o uso do dinheiro.

Foco nos alunos

O software de gestão escolar diminui o tempo necessário para lançamento e controle das informações financeiras. Dessa forma, a direção tem mais tempo para focar a atenção nos alunos, promover reuniões com os pais, acompanhar os trabalhos desenvolvidos pelos professores e identificar os processos educacionais que precisam ser aperfeiçoados.

Diminuição de custos e aumento da eficiência

O uso de tecnologia oferece um avanço na gestão escolar. Ela possibilita reunir todas as informações em um mesmo ambiente: contratos, boletos, salários, lista de fornecedores, entre outros.

Sendo assim, o software centraliza as informações e permite uma gestão rápida e efetiva dos recursos. Em médio e longo prazo, isso propicia a redução de custos, pois possibilita que o gestor conheça todas as despesas e negocie melhores preços com os fornecedores.

Ele também contribui para diminuir o tempo investido na organização das informações financeiras da escola. Para complementar, o sistema aumenta a eficiência da gestão, o que favorece a melhor utilização do dinheiro disponível para investir em estrutura e qualidade da educação.

Agilidade e controle financeiro

Quando não há controle das entradas e saídas de dinheiro, a gestão escolar se torna ineficiente. Corre-se o risco de as dívidas começarem a se acumular e faltar recursos para investir na educação.

Portanto, o uso de um software de gestão escolar permite que a direção possa acompanhar a lista de inadimplentes e tomar ações práticas para cobrar os devedores. Ele também favorece outras situações:

  • emissão e envio de boletos;
  • consultas aos demonstrativos de resultados;
  • registro das contas a pagar e dos valores a receber;
  • controle dos descontos oferecidos;
  • elaboração da tabela de preços;
  • organização do orçamento anual da escola de educação infantil;
  • integração com os principais bancos do país, o que facilita o controle do saldo e baixa automática;
  • acompanhamento da negociação de dívidas;
  • cadastro de datas diferenciadas de vencimentos, de acordo com as necessidades de cada família;
  • impressão de nota fiscal e recibo provisório de serviço;
  • facilidade no cálculo de juros e multas.

Geração de relatórios gerenciais

O uso de um sistema de gestão permite a criação de relatórios gerenciais com informações sobre os débitos em aberto, descontos concedidos e expectativa de receita. Ele também permite a conferência do extrato financeiro de cada aluno e a declaração de quitação anual para o imposto de renda.

Isso faz com que a administração possa avaliar melhor a situação financeira e propor medidas para aperfeiçoar o uso de recursos. Além disso, é possível organizar as ações que serão praticadas, pensar em incentivos para ampliar o número de alunos e analisar quais setores da escola precisam de mais investimentos.

Solucione as suas principais dúvidas sobre fluxo de caixa

É comum surgirem dúvidas sobre o acompanhamento das receitas e despesas. Então, que tal acompanhar as explicações abaixo?

Relação do fluxo de caixa com capital de giro

O fluxo de caixa é uma ferramenta de controle financeiro e gestão de uma escola. Ele permite que a direção possa compreender quando há maior entrada de recursos a fim de planejar os pagamentos nos momentos em que há saldo em conta.

Já o capital de giro é a quantia total de recursos disponíveis no banco, no caixa físico da escola e nos valores a receber de mensalidades. Logo, é a soma total dos valores que estão ou entrarão em caixa e contribuirão para a continuidade das atividades.

Fluxo de caixa projetado

Ele se baseia na projeção das entradas e saídas de recursos durante o ano. Com isso, a direção da escola pode planejar seus investimentos e escolher melhores prazos de pagamento de dívidas com base no saldo projetado em caixa.

Portanto, ele permite organizar melhor as contas, fazer ajustes para reduzir as perdas e criar projetos de expansão da escola com base no saldo disponível em caixa.

Dessa forma, ele favorece a identificação de tendências e decisões mais ágeis para evitar a diminuição da captação de recursos ou imobilização de capital. Também possibilita a identificação das maiores despesas e a criação de estratégias para reduzir esses gastos.

Fluxo de caixa livre

Esse modelo também lida com a projeção das finanças da escola. Todavia, ele tem como intuito verificar a capacidade de geração de recursos em médio e longo prazo. Desse modo, ele indica o saldo existente na conta após o desconto de pagamentos.

O fluxo de caixa livre utiliza dois relatórios. O primeiro faz a projeção das finanças da escola em um período de 60 a 90 dias, e o segundo analisa os dados entre dois e cinco anos. A ideia é acompanhar a projeção financeira e verificar se o desempenho ocorre conforme o esperado. Dessa análise podem surgir dois diagnósticos:

  • superávit positivo, quando há sobra de recursos para serem investidos;
  • déficit, situação em que a direção precisará criar estratégias para gerar recursos e sair do vermelho.

Diferença entre demonstrativo de fluxo de caixa (DFC) e demonstrativo de resultados do exercício (DRE)

Ambos são considerados relatórios de gestão essenciais para uma escola, pois proporcionam a análise sobre a saúde financeira. Contudo, eles apresentam algumas distinções.

O DFC tem o intuito de registrar os pagamentos e recebimentos da escola de educação infantil de forma sistemática. Ele exige organização e dedicação de quem faz a gestão financeira. Como explicado anteriormente, é necessário identificar o recebimento na data em que o dinheiro entrará na conta da escola, e não quando o documento foi gerado.

Por isso, ele apresenta exatamente o valor disponível em caixa, o que permite verificar a capacidade de cumprir com os compromissos assumidos. Contudo, ele não permite avaliar o contexto geral da escola de educação infantil, ou seja, identificar se ela possui saúde financeira.

No DRE, o registro de valores de determinado documento é feito na data de sua emissão. Sendo assim, mesmo que um pai de aluno deixe de pagar a mensalidade por três meses, se ele resolver quitar a dívida de uma única vez os valores já constarão em seus registros financeiros.

Desse modo, você consegue visualizar a situação geral da escola, com todas as entradas e saídas de recursos. Isto posto, será possível verificar se a sistemática adotada para pagamentos e recebimentos funciona, se há mais receitas do que despesas e se, ao final de um ano, haverá sobra de dinheiro para investimento.

Diferença entre fluxo de caixa direto e indireto

Agora que você já sabe a diferença entre DFC e DRE, é hora de compreender o que é o fluxo de caixa direto e indireto.

No demonstrativo de fluxo de caixa de método direto, a diretoria da escola precisa identificar os recebimentos e pagamentos de acordo com a sua natureza.

Por exemplo: deverá ser registrado separadamente o pagamento feito para fornecedores, conta de luz, água e aquisição de materiais. Isso facilita a visualização das informações e o reconhecimento de onde estão as maiores despesas.

Já o método indireto avalia as informações do DFC e identifica os lucros e prejuízos da escola. Os itens serão registrados de acordo com a depreciação e as alterações na conta bancária.

Pronto! Agora você já sabe como fazer um fluxo de caixa para administrar os recursos da escola.

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Já se você tiver alguma dúvida sobre como funciona a gestão financeira em um software, pode acessar o vídeo que preparamos sobre o assunto.