Cadastre-se para receber nossas novidades em primeira mão!

Gestão financeira escolar: como equilibrar a inadimplência

gestão financeira escolas - Activesoft
Acompanhe a rotina dos alunos

A gestão financeira escolar integra a dimensão administrativa da gestão escolar e é essencial para a sustentabilidade das instituições de ensino infantil.

O gerenciamento oferece  visão estratégica do negócio, favorecendo a previsão de receita, controle do fluxo de caixa e o acompanhamento dos índices de inadimplência.

Desse modo, as escolas conseguem controlar e reduzir a inadimplência, além de gerir os recursos de modo inteligente, contribuindo para o crescimento do negócio.

Assim, é fundamental que as instituições somem estratégias e recursos para garantir um modelo de gestão financeira escolar prático e eficiente, focado na gestão inteligente de recursos.

Para ajudar nessa jornada em busca do equilíbrio das finanças e contenção da inadimplência escolar, trouxemos dicas que vão transformar a gestão financeira da sua escola de educação infantil.

Analise o cenário financeiro atual da instituição 

A priori, é fundamental ter dimensão dos problemas enfrentados fazendo uma análise do cenário na qual a instituição se encontra.

Para isso, é necessário fazer um levantamento crítico das entradas e saídas financeiras da instituição, verificar como está sendo feito o manejo dos recursos financeiros e analisar o histórico dos devedores.

Nesse processo, é fundamental ter um panorama do fluxo de caixa e para isso o gestor pode contratar um sistema de gestão escolar integrado.

O recurso otimiza a gestão financeira, facilitando o acompanhamento e a análise de todos os dados financeiros da escola. Com o software, o armazenamento das informações é feito em nuvem, viabilizando o acesso e gerenciamento remoto das informações, tudo de forma prática, segura e descomplicada.

O software também auxilia no acompanhamento da inadimplência, notificando a escola quando o pagamento não é identificado dentro do prazo estabelecido e viabilizando a implementação da régua de cobrança automática para otimizar o processo de cobrança.

Reduza gastos e otimize investimentos

Nesta etapa, a escola de educação infantil deve desenvolver ações visando reduzir os danos financeiros identificados na fase anterior, a fim de estabilizar a situação da instituição.

Desse modo, o gestor deve estabelecer um plano que viabilize a otimização dos recursos financeiros e a redução de gastos, viabilizando a construção de uma estratégia de gestão financeira escolar assertiva.

Para isso, o gestor deve levantar, junto aos colaboradores, formas de economizar e redistribuir o orçamento da instituição.

Entre as ações que podem ser realizadas neste processo estão:

  • economia de com insumos de papelaria;
  • planejamento dos investimentos prioritários;
  • redução do consumo de água e luz;
  • renegociação de preços com os fornecedores;
  • redução de demandas que geram horas extras para os colaboradores.

Nesse sentido, as instituições que contam com um sistema de gestão escolar conseguem identificar com maior facilidade os possíveis focos de economia. A tecnologia processa toda a movimentação do caixa da instituição, oferecendo uma visão estratégica do negócio.

Reduza a inadimplência

Depois de identificar os principais problemas da instituição de ensino e iniciar um plano de ação voltado para a estabilização da situação financeira, a escola deve traçar uma estratégia para reduzir os índices de inadimplência.

O processo deve ser bem estruturado, considerando os cenários que levam os responsáveis a adotarem a dívida com a instituição e a manutenção dos alunos na instituição.

Assim, a instituição de ensino infantil deve estabelecer ações contínuas voltadas à contenção da inadimplência no plano de gestão financeira. Dentre as iniciativas, estas são as essenciais.

Monitore constantemente os índices de inadimplência

Como citado acima, um sistema de gestão escolar é o maior aliado do gestor de escolas de educação infantil no processo de contenção da inadimplência.

Com a tecnologia o gestor acompanha diariamente o status dos pagamentos e sinaliza a necessidade de contato para o setor responsável. Com isso, é possível reduzir o espaço de tempo de identificação e cobrança das mensalidades em atraso.

Construa uma régua de cobrança

Outra ação essencial no combate à inadimplência é a implementação de uma régua de cobrança.

Utilizando uma ferramenta de gestão, a instituição pode automatizar o processo de cobrança. O recurso permite que a escola envie mensagens alertando sobre a necessidade do pagamento antes da data, dia do vencimento e após o período de pagamento.

Sistema de gestão escolar

A escola pode construir o fluxo com quantas notificações desejar, com comunicações personalizadas reforçando a data de pagamento do débito e até mesmo solicitando que o responsável entre em contato para negociar dívidas em atraso.

Por exemplo:

1ª mensagem: 7 dias antes da data de vencimento

2ª mensagem: 3 dias antes da data de vencimento

3ª mensagem: no dia do vencimento

4ª mensagem: 7 dias após o vencimento

5ª mensagem: 15 dias após o vencimento

6ª mensagem: 30 dias após o vencimento

Dessa forma, além de facilitar o processo de cobrança, o software ainda reduz a carga do setor financeiro.

Analise a situação dos responsável 

É importante que a escola analise individualmente a situação das famílias que estão inadimplentes. São muitos os motivos que levam os responsáveis a ficarem inadimplentes com a instituição e o gestor precisa conhecer e considerar cada situação para intervir em cada caso.

Nesse aspecto, as instituições devem convidar os responsáveis para conversar sobre a situação financeira do aluno, a fim de identificar uma solução viável para a escola e a família.

Negocie os débitos 

Conhecendo os motivos que levou ao endividamento das famílias, a escola pode propor planos de pagamento compatíveis com a realidade financeira dos responsáveis, de forma que a dívida possa realmente ser paga e  a família não volte a se endividar com a instituição.

Desse modo, é essencial que a escola esteja aberta e flexível a negociar as condições de pagamento e possíveis abatimentos nos valores para não perder os alunos.

A ação, além de garantir a redução da inadimplência, contribui com a construção da imagem positiva da escola com as famílias e alunos. Afinal, a demonstração de empatia será lembrada pelos responsáveis, auxiliando no processo de fidelização da instituição.

Diversifique as formas de pagamento 

Outra iniciativa que pode ser adotada pela escola para reduzir a inadimplência é a diversificação das formas de pagamento, pois a flexibilização aumenta as chances da escola recolher o montante das mensalidades dentro do prazo estipulado.

Com a variedade de possibilidades, os responsáveis são estimulados a realizar o pagamento e possíveis objeções financeiras podem ser mais facilmente solucionadas.

Entre as possibilidades que podem ser oferecidas estão:

  • cartão de crédito;
  • cartão de débito;
  • pix;
  • boleto.

A aplicação dessas estratégias, assim como a adoção de um sistema de gestão, de forma simultânea tem otimizado a gestão financeira de escolas de educação infantil de todo o país.

As práticas, quando utilizadas em conjunto, além de equilibrar as finanças da empresa, se tornam um impulsionador do crescimento da instituição.

Nessa jornada rumo ao equilíbrio financeiro, por meio da redução da inadimplência, as instituições de ensino infantil podem contar com a Activesoft.

Especialista em gestão educacional, a Activesoft transformou a gestão financeira de mais de 1.000 escolas em todo o território nacional.

Transforme gestão financeira da sua escola com a Activesoft!

Clique aqui para conhecer as nossas ferramentas de gestão financeira!

Dicas para combater inadimplência

Compartilhe esse conteúdo:

Toda Semana conteúdos novos para você!

Siga nossas redes sociais