Gestão financeira escolar: como o software de gestão pode ajudar?

Não é nenhum segredo para os proprietários e diretores de escola infantis que garantir um ensino de qualidade, estabelecer um plano pedagógico bem estruturado e manter um bom relacionamento com os pais e os alunos são alguns dos pontos-chave para a administração de qualquer escola. Por isso uma gestão financeira escolar é essencial.

No entanto, sabe-se também que o fator financeiro não pode ser esquecido nessa equação e que, independente do tamanho da escola, esse é um assunto que demanda extrema atenção e um gerenciamento eficiente, para que se garanta um orçamento equilibrado e uma prestação de contas mais organizada ao final de cada mês.

E para auxiliar o gestor escolar a atingir esse objetivo com mais praticidade, hoje em dia já existem muitos softwares com diversas funcionalidades e opções personalizadas para que a gestão financeira escolar seja realizada de uma forma mais produtiva, fácil e eficaz.

No post de hoje, vamos mostrar alguns bons motivos para investir nessas ferramentas tecnológicas. Para isso, convidamos você a continuar a leitura e conhecer as diversas vantagens que elas podem trazer para a rotina administrativa da sua escola infantil. Então, vamos lá?

Planejamento financeiro mais eficiente

Além de ajudar a direcionar melhor as atividades da equipe gestora e as ações escolares que serão realizadas durante o ano letivo, um bom software de gestão também tem o importante papel de auxiliar na elaboração de um planejamento financeiro mais completo.

Por meio dos recursos oferecidos por esse tipo de programa, é possível elaborar relatórios, estabelecer e acompanhar metas para captação de alunos e organizar de forma sistematizada todas as entradas e saídas, identificando possibilidades para reduzir gastos, fazer investimentos ou realocar recursos.

Com esses números em mãos, os donos e diretores têm não só uma visão geral da situação financeira atual de suas escolas, mas também conseguem obter projeções confiáveis para os próximos meses, bimestres ou semestres letivos.

Maior controle dos gastos

O uso de um software de gestão escolar é essencial para que os gestores possam conciliar as informações financeiras da escola, realizar um acompanhamento completo de todas as movimentações e obter uma relação detalhada das despesas.

É possível cadastrar desde os gastos mais simples do dia a dia até custos maiores, como o pagamento dos professores e demais funcionários ou despesas de infraestrutura, como energia, água, limpeza e telefones, e atividades de manutenção preventiva, que garantam mais segurança a todos os que frequentam o ambiente escolar.

Dessa forma, o gestor escolar poderá garantir um melhor uso dos recursos financeiros, evitando desperdícios, realizando investimentos que auxiliem no crescimento da escola ou, até mesmo, criando uma reserva financeira para possíveis emergências.

Fluxo de caixa mais organizado

Após estabelecer um planejamento bem estruturado e obter uma visão ordenada de todos os gastos, conforme foi mostrado nos tópicos anteriores, é possível administrar com mais facilidade o fluxo de caixa da escola e analisar esse gerenciamento a partir de dois aspectos diferentes:

  • fluxo de caixa realizado, que apresenta a situação real do momento, com todos os valores já recebidos e efetivamente pagos pela escola;
  • ou fluxo de caixa previsto, que antevê uma relação de todos os pagamentos a serem realizados e valores a receber, fazendo uma previsão que permite manter as contas em equilíbrio durante um período determinado.

Com o uso do software, é possível, ainda, classificar as despesas e receitas em diferentes categorias (manutenção, salário, matrícula, mensalidade etc.), viabilizando um maior controle dos valores, além de uma prestação de contas mais efetiva e transparente.

Economia e otimização dos recursos

Além dos benefícios que já citamos aqui, contar com o apoio de um software para uma gestão financeira escolar também pode ser um excelente sinônimo de redução de gastos.

Com todos os dados registrados e armazenados em um mesmo local, a obtenção das informações é agilizada, e os custos operacionais são reduzidos, assim como o tempo gasto pelos funcionários, que podem se dedicar a outras tarefas mais complexas e que contribuam para o crescimento da escola.

Além disso, a tecnologia de um software com foco em gestão escolar substitui as dezenas de planilhas de Excel e os gastos elevados com impressão e armazenamento de papéis.

E uma vez que esse controle é estabelecido, é mais fácil também identificar oportunidades de crescimento e direcionar os recursos necessários para o desenvolvimento de novos projetos, como metodologias diferenciadas de ensino, ferramentas educacionais e capacitação e treinamento dos professores.

Melhorias no trabalho dos responsáveis pela gestão financeira escolar

E como último item, mas não menos importante, o uso de um bom software de gestão escolar ajuda a agilizar e sistematizar as atividades dos profissionais que atuam no departamento financeiro, ao permitir a realização de diversas ações, como:

  • emissão automática de boletos bancários;
  • geração de relatórios para Imposto de Renda;
  • cobrança aos inadimplentes e envio de comunicados juntamente a um boleto atualizado para o pagamento da mensalidade em atraso;
  • cálculo de percentuais de desconto nas mensalidades e controle sobre a concessão de bolsas aos alunos;
  • elaboração do orçamento anual completo da escola;
  • emissão de relatórios com informações específicas de cada turma ou grupo de alunos.

De um modo geral, podemos perceber que o uso das ferramentas tecnológicas pode oferecer resultados muito positivos, modernizando as rotinas da escola e trazendo mais praticidade ao agilizar os processos financeiros e administrativos, reduzir os erros e tornar o atendimento mais eficiente.

Por isso, antes de fazer a sua escolha, vale a pena investir algum tempo para pesquisar sobre as opções disponíveis no mercado, avaliar e selecionar com tranquilidade um software que de fato atenda aos seus objetivos e que se enquadre no perfil da sua escola.

Então, você se interessou por este assunto? Gostaria de saber mais sobre outras vantagens de investir em softwares de gestão financeira escolar e de conhecer outras soluções em tecnologia que podem transformar o dia a dia da sua escola de ensino infantil? Então entre em contato conosco!