LGPD nas escolas infantis: entenda o que muda e como se preparar

Você já deve ter ouvido falar na LGPD, essa sigla que está preocupando os gestores de empresas de todos os setores. Ela é a abreviação para Lei Geral de Proteção de Dados (Lei 13.853 de 2019) e representa o marco legal da proteção de dados pessoais no Brasil.

Na prática, essa legislação regulariza a forma como as empresas coletam, tratam e armazenam dados dos seus clientes. Isso inclui as escolas, que têm acesso a diversos dados dos alunos, pais, colaboradores e visitantes.

A nova lei é um avanço para a proteção do direito à privacidade, principalmente de dados sensíveis de crianças e adolescentes que circulam pela internet. A regularização também é positiva para as escolas, que ganham mais segurança jurídica. Por outro lado, ela exige que as instituições invistam em ações de adaptação, como a regularização do banco de dados.

A LGPD foi sancionada no dia 8 de julho deste ano, entra em vigor em fevereiro do ano que vem e o prazo máximo de adequação é agosto de 2020.

As organizações que não se adequarem poderão sofrer três tipos de punições: advertência formal; bloqueio dos dados referentes à infração e multa que pode chegar a 2% do faturamento da empresa ou até R$ 50 milhões por infração.

Mas, o que muda exatamente?

A principal mudança que a lei traz é a forma de coletar, tratar e armazenar dados pessoais. Segundo a lei, dados pessoais são aqueles “relacionados à pessoa identificada ou identificável”, como nome, RG, CPF, endereço, telefone.

Também estão incluídas nessa definição dados relacionados à atividade daquela pessoa nas redes sociais, como comentários e curtidas em posts. Muitas empresas usam essas informações para entender os gostos das pessoas para fins de marketing.

A partir dessa legislação, as empresas que colhem esses dados, seja na internet ou no mundo físico, terão que seguir uma série de regras, como pedir autorização aos usuários para a utilização desses dados, disponibilizar todas as informações sobre o tratamento deles e até excluir ou corrigir informações, caso o usuário solicite.

A coleta, o tratamento e o armazenamento de dados nas organizações são baseados em alguns princípios. Um deles é a finalidade: a lei exige que os dados sejam usados para propósitos específicos e legítimos devidamente informados ao usuário.

No caso da escola, o propósito pode ser o registro do histórico do aluno, o que é diferente, por exemplo, de fins de marketing. Não é que a escola não possa fazer propaganda, mas a finalidade deve ser informada e ter o consentimento dos usuários.

Outro princípio é a transparência: que é justamente essa abertura do processo ao usuário. Ele tem direito de saber por que e como seus dados são utilizados.

Há, ainda, outro princípio importante, que é o de responsabilidade. A organização é responsável pelo armazenamento seguro dos dados e, caso haja um problema como um vazamento das informações, ela tem responsabilidade pelos danos causados.

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A LGPD na escola

A lei traz exigências específicas que podem afetar a forma como as instituições de ensino lidam com os dados. Mas, é importante lembrar que, independente da legislação em vigor, a proteção de informações dos alunos deve ser uma preocupação constante das escolas. Afinal, zelar pela integridade das crianças é também cuidar dos dados pessoais e sensíveis delas.

Entre as disposições da LGPD que devem estar no radar dos gestores de escolas está a exigência de consentimento do titular dos dados em relação à coleta, tratamento e armazenamento de informações pessoais. Quando os dados são de crianças esse consentimento deve ser dado pelo responsável legal delas.

A escola também precisa ficar atenta ao princípio de finalidade da coleta e tratamento de dados. Se a instituição quiser usar as informações dos alunos para marketing nas redes sociais ou até mesmo para métricas internas, como análise do perfil e desempenho, ela precisará informar isso de forma transparente e ter o consentimento dos responsáveis.

O ideal é que todas essas questões sejam previstas e descritas em um contrato no momento da matrícula. Isso evita que a escola fique consultando os pais a todo o momento.

De maneira prática, a escola que quiser se adaptar à LGPD deve começar fazendo um levantamento de todos os dados que são coletados, tanto no ambiente digital, quanto no físico. Com esses dados em mãos é preciso entender a finalidade deles e quais têm embasamento legal para coleta.

A instituição também precisará verificar de que forma esses dados estão armazenados, se há medidas eficientes para a proteção deles e elaborar um plano de ação em caso de possíveis vazamentos desses dados. Além disso, o treinamento dos funcionários é muito importante porque um dado pode ser vazado por uma simples conversa de Whatsapp.

Adaptações serão necessárias

A adequação à LGPD vai exigir mudanças do ponto de vista jurídico com alteração dos contratos, mas também adaptações tecnológicas, uma vez que boa parte dos dados é armazenada no ambiente digital. O ideal é que as escolas invistam em sistemas de gestão que permitam a organização e a segurança das informações.

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De acordo com a lei, qualquer usuário pode solicitar a visualização de seus dados armazenados. Se eles estiverem dispersos em papéis ou até arquivos digitais, o controle será muito dificultado. Mas, se forem armazenados corretamente em um sistema de gestão a localização deles será simples: basta fazer uma busca pelo nome do aluno.

Além disso, a organização em um só lugar evita situações como perda ou roubo de dados. Softwares têm mecanismos de segurança que uma planilha de Excel, por exemplo, não consegue oferecer. Além disso, a escola pode restringir o acesso do sistema a funcionários específicos e estratégicos.

Outra vantagem do sistema de gestão é o ambiente de comunicação com as famílias e também de comunicação interna. Se a escola concentra as trocas de informações nesse espaço dentro do sistema de gestão, que é seguro, ela evita problemas com vazamento de dados ao usar outras plataformas, como o e-mail ou Whatsapp.

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