Você sabe como definir um orçamento anual em escolas? Entenda mais!

Como as escolas têm muitos custos operacionais e, consequentemente, muitos gastos, elas precisam adotar um orçamento anual eficiente e que permita nortear os investimentos e o fluxo de caixa.

Um bom orçamento viabiliza ações e permite aplicar o investimento previsto na estratégia da escola. Dessa forma, é possível garantir ações positivas no desempenho do planejamento estratégico, que visa alcançar à excelência na educação.

Por meio da análise dos dados originados de períodos anteriores, é possível prever a quantidade de receita e gastos necessários durante o ano. Além disso, a estimativa é essencial para evitar problemas provenientes da inadimplência escolar, que podem gerar descontrole na receita.

Continue a leitura e entenda como definir um orçamento anual nas escolas!

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O que é investimento?

O investimento é a aplicação de recursos em uma reserva, em infraestrutura ou na capacitação dos professores. O objetivo principal é melhorar o rendimento dos alunos e alcançar um ensino de qualidade.

Para isso, as escolas precisam ter um planejamento financeiro eficiente. Assim, é possível manter suas finanças controladas. Esse importante processo gerencial ajuda a tomar decisões mais seguras e a identificar com mais facilidade as boas oportunidades de captação de recursos e de investimento.

O orçamento anual permite conhecer com antecedência a provável situação do saldo em caixa durante o período considerado. Isso possibilita que as escolas avaliem cuidadosamente as opções disponíveis, para obter ou aplicar recursos financeiros, de acordo com a necessidade.

Nos meses em que o saldo for positivo, a administração escolar pode investir a sobra dos recursos. É importante que essa aplicação otimize a rentabilidade e evite a ociosidade do capital.

Formar uma reserva de recursos financeiros é fundamental para o caso de haver algum mês com saldo negativo. Dessa forma, é possível cobrir os gastos com a saída de caixa sem maiores prejuízos.

Como os gastos escolares podem ser diminuídos?

Reduzir os gastos sem comprometer a qualidade do serviço prestado é um grande desafio para os gestores. Uma boa gestão financeira escolar deve agir em múltiplas frentes, sem perder o foco no aluno.

O estudo é um serviço de longo prazo e, por isso, é imprescindível ter muito cuidado na hora de pensar em cortes de despesas. Essa atitude exige muita responsabilidade e o planejamento orçamentário e pedagógico deve ser adequado.

Confira algumas formas de reduzir os gastos escolares:

Qual a melhor forma de definir o orçamento anual em escolas?

Existem algumas formas eficientes para definir o orçamento anual em escolas. As etapas a seguir ajudam a executar uma boa gestão orçamentária. Confira:

Faça um planejamento orçamentário

O primeiro passo é planejar as receitas, gastos, custos e investimentos que a escola estima para os próximos meses. Esse planejamento visa a antecipar o futuro, para que o gestor possa se preparar melhor para o que está por vir.

É importante ressaltar que essa preparação não deve ser baseada em “adivinhações”. É fundamental que ela seja baseada em dados, fatos e argumentos dos anos anteriores que permitam realizar previsões mais exatas e precisas.

Algumas questões que podem ser avaliadas, nesse momento, são a taxa de crescimento da escola, o volume de matrículas e o quadro de colaboradores.

Realize simulações de cenários

Depois que a escola define a primeira versão do planejamento orçamentário, é necessário pensar em algumas variações possíveis para os planos.

Nesse momento, é fundamental realizar simulações que avaliem alternativas, desenvolvam novas estratégias e ajudem a mensurar os ganhos e perdas que cada caminho pode gerar.

Essas análises ajudam a averiguar outras opções e a escolher a que melhor combina com os objetivos da escola.

Assim, é possível reagir melhor às mudanças e se preparar para aproveitar as oportunidades. Além disso, os gestores conseguem criar melhores planos para solucionar os problemas que possam surgir.

Duas simulações simples que podem ser feitas são:

  • cenário otimista: preveja um ambiente favorável à escola, no qual todas as metas foram alcançadas e todos os custos e despesas estão abaixo do limite estabelecido;
  • cenário pessimista: pressuponha circunstâncias em que o oposto acontece, com situações desfavoráveis para a receita e para as despesas, os custos e os investimentos.

Execute um acompanhamento orçamentário

Apenas planejar a gestão orçamentária não é o suficiente, é preciso acompanhá-la. Para manter a organização é importante ter três pilares em mente: o planejado, o realizado e o histórico. As análises devem ser feitas com base neles.

Primeiro, é necessário comparar o planejamento com o histórico do ano anterior. Se o cenário não indicar crescimento, é recomendado que o gestor faça uma análise mais detalhada do plano para entender os motivos da retração.

Depois, é preciso observar se os objetivos e metas estão sendo alcançados. Pequenos desvios são normais, mas mudanças muito bruscas precisam ser averiguadas para que as oportunidades sejam aproveitadas ou o caminho inicial, retomado.

Por fim, a comparação com o ano anterior deve ser feita durante o desenvolvimento do planejamento. Os resultados obtidos devem ser aferidos para de fato mostrarem se a escola está crescendo anualmente.

Revise o orçamento

Por mais realista que o orçamento seja, nem sempre os planos saem como o esperado — tanto para o lado bom quanto para o ruim. Em ambos os casos é importante revisar o planejamento orçamentário.

Se, com o passar dos meses, os resultados não saírem como foram projetados, é possível que os projetos tenham sido muito avançados. Por outro lado, metas facilmente atingíveis podem mostrar que oportunidades melhores se perderam.

De toda forma, é necessário revisar e atualizar periodicamente as metas e o orçamento anual. Assim, é possível manter o controle financeiro da escola.

O orçamento anual permite um maior controle financeiro e assegura que, mesmo em momentos difíceis da economia, a escola conseguirá honrar seus compromissos.

Dessa forma, é possível evitar prejuízos, como o atraso de salários ou o não pagamento de fornecedores, garantindo um fechamento de contas mais seguro e preciso.

Gostou deste conteúdo? Então não deixe de complementar a leitura e entenda como um software de gestão pode ajudar com a gestão financeira escolar!