Como reduzir a inadimplência em escolas infantis?

Os anos marcados pela crise mudaram o estilo de vida dos brasileiros. Com a redução do poder de compra, diversas famílias precisaram cortar despesas supérfluas e ajustar o orçamento antes de fazer novos investimentos. Nesse processo, o custeio da educação dos filhos também foi afetado e refletiu em atrasos nas mensalidades. Mas como reduzir a inadimplência escolar?

Para as escolas privadas que, por lei, são impedidas de desligar o aluno em caso de falta de pagamento, a situação é preocupante.

Isso porque dependem de dinheiro em caixa para manter suas atividades, pagar o salário dos funcionários e garantir que as instalações estejam em boas condições de uso.

Algumas mudanças na gestão escolar são fundamentais para reverter o problema e prevenir a evasão de alunos. Quer saber mais sobre o assunto? Então, acompanhe o post e saiba como agir para reduzir a inadimplência nas escolas infantis!

Por que a inadimplência é um desafio no mercado educacional?

A ascensão de uma nova classe média brasileira tem contribuído para o crescimento do mercado de ensino privado. Hoje, muitas famílias acreditam que as escolas públicas são piores em termos de qualidade. Portanto, consideram que o investimento na educação dos filhos deva ser prioridade e a principal garantia de um futuro melhor.

É de se esperar que, com o aumento no número de alunos matriculados em escolas infantis privadas, também ocorra um aumento dos casos de inadimplência.

O tema é complexo e está presente em diversas escolas que — em sua grande maioria — buscam reduzir a inadimplência por meio de melhoria na gestão do ensino.

A média nacional de alunos inadimplentes depende de inúmeros fatores, podendo aumentar ou diminuir em diferentes épocas. A taxa também costuma variar de uma região para outra, sendo maior em alguns estados e menor em outros. Apesar dessas diferenças, o número de casos tem aumentado em todo o Brasil nos últimos anos.

Como em qualquer outro setor, a inadimplência no mercado educacional traz problemas a todos os envolvidos, incluindo a escola, suas equipes de profissionais e também as famílias que compõem o público-alvo. A seguir, você confere de que forma os prejuízos aparecem para essas diferentes partes:

Prejuízos para as escolas

Quando as mensalidades atrasam, os estabelecimentos de ensino não têm condições de arcar com boa parte dos custos, que envolvem o pagamento de educadores e de funcionários, compra de materiais — livros didáticos, itens de papelaria —, serviços de reforma e manutenção dos espaços, entre outros.

Como consequência, precisam encontrar formas de reduzir gastos, e muitas vezes o fazem a partir do corte de despesas básicas e da demissão de professores e servidores. Tal situação gera uma desqualificação do ensino e do atendimento aos alunos, comprometendo a credibilidade e até mesmo a imagem da escola.

Prejuízos para os profissionais

A falta de recursos financeiros diminui o acesso a materiais usados na sala de aula. Sem esse apoio, muitos profissionais encontram dificuldades para diversificar as atividades e manter o interesse dos alunos.

Para cortar gastos, algumas escolas reduzem a carga horária do educador, que, por sua vez, precisa trabalhar em mais de uma escola para manter seu salário. No pior dos casos, o professor acaba perdendo o emprego.

Prejuízos para as famílias

Inadimplentes que não regularizam sua situação junto à escola correm o risco de ver o pedido de rematrícula negado. Nesses casos, muitos pais percebem que não terão como pagar ou negociar as dívidas e, como última saída, optam por desligar os filhos da escola enquanto não solucionam o problema.

Acontece que menos alunos matriculados também significa menos famílias para dividir os custos da escola. Consequentemente, a inadimplência acaba aumentando o preço da mensalidade para os pais que mantêm suas obrigações em dia. Somada aos custos com transporte e alimentação dos alunos, a mensalidade mais alta pode representar um peso considerável nas finanças.

Quais são as particularidades dessa questão em escolas infantis?

É comum que as escolas infantis lidem com algumas mensalidades em atraso, afinal, existem diversos fatores que podem levar à falta de pagamento. Para evitar o aumento da inadimplência, os gestores devem procurar investigar quais são as principais causas dos atrasos. Confira abaixo alguns dos motivos e como evitá-los:

Esquecimento

Para alguns, pode parecer exagero, mas existem pessoas que deixam de efetuar o pagamento das mensalidades devido ao esquecimento. Nesses tempos em que vivemos, cheios de compromissos e obrigações, é de se esperar que muita gente acabe deixando operações mais simples de lado e com isso fica difícil reduzir a inadimplência.

A questão do esquecimento é uma das mais fáceis de se lidar, visto que não se trata de um problema de dinheiro. Mesmo assim, ela também traz prejuízos e, por isso, deve ser resolvida por meio de lembretes e avisos ao devedor.

Descontrole financeiro

Desde criança, o brasileiro não costuma ter contato com disciplinas que ensinem sobre o bom uso do dinheiro. Isso é um problema, já que muitos dos casos de descontrole financeiro poderiam ser evitados se as pessoas tivessem um pouco mais de conhecimento sobre economia e formas de investimento.

É grande a quantidade de adultos que consomem sem planejamento. Ao longo do tempo, esse hábito contribui para o acúmulo de dívidas que, inclusive, são geradas nas escolas de educação infantil. Para o perfil de devedor que tem tendência a ser desorganizado, a melhor saída é manter sempre um diálogo firme e transparente.

Comunicação ruim

Outra causa da falta de pagamento pode estar na má comunicação entre os envolvidos. Uma escola que não acompanha as situações de inadimplência ou que não se preocupa em dialogar com os pais provavelmente terá muitos problemas financeiros no futuro.

A melhor forma de evitar atrasos é realizar as cobranças e negociar antes de tomar qualquer medida drástica. Muitas vezes, o desencontro de informações impede que as famílias tenham a chance de explicar o ocorrido e, finalmente, resolver a situação.

No momento em que a comunicação for melhorada, a escola consegue ter controle de quais casos são esporádicos e quais são recorrentes. Para as famílias que se enquadram nos casos recorrentes, a saída é agendar mais de uma conversa para chegar a um acordo.

Desemprego

O prejuízo é maior quando o responsável pelo pagamento das mensalidades perde a sua principal ou única fonte de renda. Sem dinheiro, o inadimplente pode optar por fazer um empréstimo no banco ou até mesmo com familiares até que regularize sua situação ou encontre um novo emprego.

Ao tomar conhecimento do problema, os gestores devem investigar de perto cada caso para definir se há possibilidade de propor condições de pagamento mais acessíveis. Parcelar as mensalidades atrasadas sem cobrar juros é uma medida que pode ajudar, desde que isso não se torne algo recorrente dentro da escola.

Em último caso, ou seja, quando o devedor realmente não tem condições de pagar, resta aguardar o término do ano letivo para fazer o desligamento do aluno inadimplente.

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Como reduzir a inadimplência em escolas infantis?

Uma comunidade escolar engajada com o ensino e o aprendizado nunca deixa de acompanhar o dia a dia da escola. Mais do que permitir a troca de informações relativas ao desempenho dos alunos em casa e na sala de aula, o contato frequente entre pais e representantes das escolas também ajuda a reduzir a inadimplência.

Informar as famílias sobre cada processo é crucial para que estejam cientes de suas obrigações e consigam cumpri-las dentro dos prazos definidos. Para criar um bom canal de comunicação, a escola pode investir em ações específicas, que incluem:

Manter um diálogo aberto

Cobrar dívidas é uma tarefa delicada, tanto que ninguém deseja passar por isso. Ao mesmo tempo, trata-se de um processo necessário para que as escolas garantam o recebimento das mensalidades. Mas será que é possível tornar essa experiência menos desagradável para ambas as partes?

Sim, é possível. O primeiro passo para atingir esse objetivo é manter um diálogo aberto com os pais, a fim de fortalecer sua relação com a equipe responsável pela gestão. Durante a conversa, a escola deve manter a calma para expor seus argumentos e ouvir a situação da família.

Respeitar a vez do outro falar e tentar entender seu ponto de vista são ações que mantêm o diálogo confortável. Consequentemente, fica mais fácil chegar a um acordo que leve em conta a realidade dos envolvidos. Em todo caso, é importante ter em mente que o foco sempre será garantir a educação do aluno. Esse é um dos passo para reduzir a inadimplência.

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Enviar lembretes de cobrança

Como já foi dito, a inadimplência pode ter inúmeras causas, e uma delas é o esquecimento. Para solucionar esse tipo de ocorrência, a escola pode enviar lembretes de cobrança — via SMS, carta ou e-mail — informando sobre a importância de se fazer os pagamentos antes da data de vencimento.

Os aplicativos para celular também cumprem a função com maestria, informando os pais sobre as cobranças e, também, sobre a rotina escolar do aluno. Fácil de usar, esse tipo de ferramenta pode engajar as famílias com a proposta da escola e garantir que nenhum processo importante seja esquecido.

É interessante que os lembretes sejam enviados a partir do primeiro mês de atraso ou, no máximo, no segundo mês. Isso porque, quanto mais rápido a escola agir, mais fácil fica para os pais resolverem a situação. Além do mais, os juros tendem a acumular com o passar do tempo, dificultando ainda mais o pagamento das dívidas e dificulta também reduzir a inadimplência.

Ter um cadastro de informações importantes

A escola precisa manter um cadastro inicial que contenha informações importantes sobre o responsável financeiro. Isso inclui endereço do local de moradia e/ou local de trabalho, documentação básica e os principais dados para contato.

O histórico das famílias pode ser facilmente editado e acessado com o auxílio da tecnologia. Um sistema específico pode reunir diversas informações e ainda organizar as contas a pagar e a receber.

Definir regras e procedimentos de cobrança

As regras para o processo de cobrança dos inadimplentes devem ser claras e documentadas. Assim, a escola consegue detalhar e padronizar os procedimentos necessários para a resolução de cada problema e assim começar a reduzir a inadimplência. Uma boa política de cobrança deve definir diversas ações, como:

  • a partir de quantos dias de vencimento entrar em contato;
  • como entrar em contato e quais canais serão usados;
  • quantas vezes entrar em contato;
  • quem será responsável por contatar o inadimplente;
  • qual o atraso máximo tolerado;
  • quais serão os prazos para executar cada uma das etapas;
  • quais critérios serão adotados para a renegociação;
  • quais serão as multas, penalidades e juros aplicados;
  • quais medidas extrajudiciais e judiciais serão tomadas;
  • entre outras medidas consideradas relevantes.

Oferecer boas condições de pagamento

As famílias modernas têm rotinas cada vez mais agitadas e, por esse motivo, valorizam os locais que oferecem facilidades no pagamento. Isso inclui também as escolas infantis, que não devem mais se limitar aos tradicionais boletos bancários.

Para garantir melhores condições, a escola deve investir em outras formas de pagamento, que podem ser via cartão de crédito/débito ou por meio de plataformas que aceitem o parcelamento.

A variedade de opções é uma estratégia que ajuda a manter as contas pagas em dia, principalmente nos meses em que o orçamento das famílias costuma apertar mais, a exemplo das férias ou data da rematrícula.

Renegociar dívidas antigas

Muitos inadimplentes têm dificuldades para quitar seus pagamentos quando estão com dívidas acumuladas. Nesses casos, o ideal é que a escola renegocie os valores devidos com os pais, oferecendo a possibilidade de parcelamento sem esquecer de reforçar a importância de se investir na educação dos filhos.

Durante a negociação, o gestor ainda deve explicar que alunos inadimplentes podem ter o pedido de matrícula negado no ano seguinte, se não fizerem o pagamento conforme os novos acordos. A renegociação é positiva porque garante que a escola receba — mesmo que em parcelas — as mensalidades para manter dinheiro no caixa.

Informar sobre os investimentos da escola

Em tempos difíceis, é preciso focar os pontos positivos da educação de qualidade para fazer com que as famílias se empenhem em manter os filhos na escola privada e assim reduzir a inadimplência. Uma boa estratégia é enviar informativos sobre os novos investimentos da escola, previsão de melhorias ou execução de reformas que visem a otimizar os espaços.

Utilizar tecnologias educacionais

A tecnologia é decisiva na redução da inadimplência em escolas e pode ser aproveitada na forma de aplicativos para celular ou sistemas de gestão completos. Muitos softwares garantem uma comunicação rápida e eficaz por meio de ferramentas, como:

  • portal do aluno: facilita o acesso ao boleto bancário, extrato financeiro e solicitação de negociações de títulos em atraso. Além disso, fornece informações sobre desempenho acadêmico e recursos para envio de comunicados e agendamento de reuniões;
  • SMS: reduz custos com ligações telefônicas e permite alertar os pais sobre atividades na escola como festas, reuniões e comunicados em geral;
  • aplicativo: pode ser utilizado como ferramenta de comunicação ou como um recurso mais ágil para acesso às informações do portal do aluno.

Qual a importância de um sistema de gestão educacional para reduzir a inadimplência e captar mais alunos?

Diminuir a quantidade de alunos com mensalidades em atraso é um dos principais desafios enfrentados pelo gestor escolar. Encarar essa missão exige a tomada de diversas decisões e a execução de ações no tempo certo, com o máximo de eficiência.

Em todo caso, contar com um sistema de gestão moderno e integrado é crucial para automatizar processos e, de quebra, facilitar a rotina de quem se responsabiliza pela cobrança das dívidas. Veja algumas das vantagens que esse tipo de ferramenta oferece:

Ampliação do acesso ao boleto bancário

Com um sistema de gestão, é possível utilizar mais de um canal de comunicação para enviar a cobrança da mensalidade ao aluno ou responsável. Em vez de postar o boleto somente no Correio, a escola pode disponibilizar o documento no Portal do Aluno, em uma versão PDF que possa ser impressa em caso de necessidade.

Outra estratégia eficiente para garantir o recebimento da correspondência é notificar as famílias sobre a emissão do boleto via e-mail, SMS ou aplicativo para smartphone. Junto às mensagens, é interessante incluir o código de barras do documento.

Envio de lembretes antes do vencimento

Considerando que o esquecimento é uma das principais causas da inadimplência, a escola pode evitar essa situação enviando lembretes antes da data de vencimento da mensalidade. A informação pode ser dada via mensagem por aplicativo, SMS ou e-mail e conter as vantagens garantidas para quem faz o pagamento em dia.

Oferta de descontos ou a ausência de juros sobre a parcela são bons exemplos de benefícios para citar no lembrete. Para ganhar tempo, vale utilizar mensagens padronizadas e configurar o sistema de gestão para que envie tudo automaticamente, em datas pré-definidas pela equipe da escola.

Facilidade no pagamento de títulos em atraso

Muitas escolas conseguem reduzir a inadimplência quando oferecem facilidades no pagamento dos títulos em atraso, e isso pode ser feito por meio do sistema de gestão. Basta disponibilizar no Portal do Aluno um recurso para geração de uma segunda via do boleto, que deve trazer informações atualizadas de juros e multas.

O processo evita que o devedor tenha de se dirigir até a escola ou a um banco para quitar os pagamentos em atraso. Para garantir o cálculo correto dos juros e das multas, a escola deve se certificar de que o sistema de gestão é parametrizado. Além disso, deve definir uma data limite para os pagamentos realizados dessa maneira.

Contato facilitado com os inadimplentes

Já falamos que a comunicação de qualidade faz toda a diferença na prevenção dos casos de inadimplência. Felizmente, o contato com devedores pode ser facilitado por meio do uso de um bom sistema de gestão.

A ferramenta permite que a escola envie mensagens padronizadas e baseadas na quantidade de dias após a data de vencimento. Novamente, é importante configurar o sistema para que envie as mensagens automaticamente, via SMS, e-mail ou aplicativo para smartphone.

Cadastros sempre atualizados

Informações desatualizadas não têm validade alguma e acabam por prejudicar a busca e filtragem de dados importantes. É por isso que as equipes envolvidas na gestão escolar devem estar atentas às correspondências ou e-mails que retornam devido a erros no endereço.

Nessas situações, basta entrar em contato com o aluno ou responsável por telefone para obter as informações corretas. Depois, é só atualizar a informação no sistema de gestão que — por se tratar de uma ferramenta completa — consegue proteger esses dados e reenviar os e-mails e correspondências.

Com os dados corretos de cada família em mãos, a escola pode criar um processo de envio de mensagens padronizadas para os inadimplentes, tendo como base a quantidade de dias após o vencimento. O sistema de gestão deve ser configurado para enviar mensagens automaticamente, seja por SMS, e-mail ou aplicativo para smartphone.

Renegociação de dívidas

Um inadimplente dificilmente resolverá sua situação se não for informado sobre todas as possibilidades de renegociação das dívidas. Nesse sentido, vale aproveitar as ferramentas do sistema também para essa finalidade. As opções podem incluir o uso de cheques pré-datados ou de cartão de crédito como forma de facilitar o pagamento.

Para evitar problemas e garantir mais segurança em casos de processos futuros, a escola de educação infantil sempre deve manter no sistema os registros originais de vencimento de cada título negociado.

O que um bom software de gestão escolar deve ter?

Embora o número de empresas que desenvolvem ferramentas de gestão específicos para escolas seja grande, boa parte delas oferece apenas softwares básicos. E, ao optar por esse tipo de recurso, muitas escolas acabam deixando de lado processos que teriam impacto direto nos resultados.

Reduzir a inadimplência é apenas um dos benefícios garantidos com o uso de bons softwares de gestão escolar. É por isso que, na hora de escolher a melhor solução, os gestores devem sempre avaliar a ferramenta como um todo. Esse cuidado vai permitir que a escola encontre um software adequado a sua realidade e objetivos.

Para encontrar um sistema completo e que realmente ajude a reduzir a inadimplência, não deixe de pesquisar diferentes opções no mercado e comparar os benefícios apresentados. Assim, poderá aproveitar todas as vantagens de uma ferramenta integrada e manter as informações acadêmicas e financeiras sempre atualizadas.

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