Software de gestão escolar: o que é e por que vale a pena ter um?

A preocupação com o aprendizado e a qualidade do ensino deve começar na educação infantil. Uma gestão eficiente consegue administrar os problemas da escola, dos alunos e, ainda, ter estabilidade financeira. O uso de um software de gestão escolar dá mais facilidade a esses processos e melhora a comunicação entre a diretoria e os pais.

A ferramenta possibilita organizar melhor as finanças, controlar a produtividade dos professores e monitorar a inadimplência escolar. Quer entender melhor como o sistema funciona e todos os benefícios que ele oferece? Veja a seguir!

O que é um software de gestão escolar?

A ferramenta tem como objetivo aperfeiçoar a gestão de todas as áreas que envolvem o processo de ensino: desde o setor financeiro, o planejamento pedagógico, o registro acadêmico até a análise de dados.

O sistema permite controlar as atividades desenvolvidas na escola, gerenciar as informações e fornecer dados em tempo real para os pais dos alunos. Desse modo, eles conseguem trabalhar com tranquilidade, pois sabem que o filho está bem e aprendendo de maneira interativa um assunto importante para o seu desenvolvimento.

Quais são as vantagens de utilizar um software de gestão escolar?

O sistema oferece muitos benefícios para uma escola de educação infantil. Veja alguns deles:

Controle e gestão financeira eficiente

O software possibilita controlar os principais processos burocráticos e financeiros da escola. Dessa maneira, o diretor evita erros simples como o esquecimento do pagamento de uma conta ou o registro de um aluno inadimplente.

A ferramenta permite que o gestor consiga manter as despesas e o fluxo de caixa sob controle ao fazer cadastros por tipos de gastos, fornecedores e contas-correntes. Ainda é possível fazer a emissão de relatórios gerenciais e monitorar os pagamentos por centro de custo.

Ao registrar todas as operações em um ambiente, é possível reduzir os custos das operações e fazer um planejamento escolar. Somado a isso, o gestor tem mais facilidade para identificar falhas e tornar o trabalho mais eficiente.

Como consequência, o administrador da escola consegue acompanhar melhor o aprendizado das crianças, analisar os investimentos necessários e cobrar a qualidade no ensino.

Diminuição da evasão escolar

Você sabe por que alguns alunos saíram da escola? Será que foi por falta de qualidade de ensino, problema financeiro dos pais ou pouco contato da família com a direção? Ao utilizar um software de gestão escolar, há muito mais controle de todas as situações.

O gestor consegue acompanhar as faltas dos alunos e entrar em contato com os pais para entender o que está acontecendo. Com isso, ele pode tomar ações imediatas para evitar a evasão escolar.

Aumento da produtividade da equipe

Com um controle mais eficiente de todas as atividades da escola o gestor também monitora a produtividade da equipe. Isso porque o software possibilita acompanhar a performance dos professores diariamente.

O software de gestão escolar monitora as avaliações registradas pelos professores, o registro de ocorrências em sala de aula, a participação dos pais no desenvolvimento dos alunos e o agendamento de atividades.

Dessa maneira, o administrador tem conhecimento sobre o que acontece em sala de aula e verifica o número de faltas de cada educador. Ainda é possível avaliar as atividades desenvolvidas com os alunos e monitorar a produtividade dos professores.

Maior comunicação entre os pais e a escola

Um sistema de gestão escolar pode aperfeiçoar a comunicação entre os pais e a escola, se possuir uma plataforma integrada ao ambiente digital. Dessa maneira, os pais recebem avisos instantâneos no celular sobre as ocorrências pedagógicas ou comunicados importantes.

Por exemplo: em vez de enviar um bilhete para avisar os pais sobre uma reunião (e correr o risco da criança perder o papel) a escola envia o comunicado pelo software. Os pais podem acessar a informação de qualquer lugar, através do portal do aluno ou de um aplicativo para smartphone, sem precisar esperar que a criança se lembre do recado.

Além disso, os pais têm controle sobre a entrada e saída da criança na escola. Isso dá muito mais tranquilidade para os casos em que o aluno utiliza o transporte escolar. Somado a isso, eles ainda podem gerar um boleto online para fazer o pagamento e ter a confirmação da quitação da dívida em tempo real.

Vale lembrar que as informações ficam disponíveis 24 horas por dia. Desse modo, os pais não precisam se preocupar em ligar para a escola em horário comercial para esclarecer as informações. Isso aperfeiçoa o relacionamento entre os pais, alunos, professores e a direção e contribui para uma educação de qualidade.

Foco na educação

Ao diminuir os processos manuais e se preocupar menos com as questões burocráticas da escola, o gestor consegue direcionar sua atenção aos alunos.

Dessa maneira, ele passa a se preocupar com a qualificação dos professores, desenvolvimento de atividades diferenciadas para integrar a família à escola, aquisição de materiais pedagógicos e outras situações que influenciam na qualidade do ensino.

Análise de dados concretos

Com a integração das informações é muito mais simples para o administrador gerenciar e analisar as informações da escola. Em vez de precisar elaborar relatórios manualmente, basta filtrar os dados do sistema e organizá-los de maneira prática e eficiente.

Sendo assim, o software de gestão escolar possibilita criar diversos modelos de relatórios. Entre eles estão:

  • previsão de receita;
  • fluxo de caixa;
  • relação de devedores, com dados cadastrais e valores devidos etc.

Isso permite que o gestor tome decisões mais acertadas para melhorar a administração financeira da escola e fazer os investimentos nas áreas corretas. Como consequência, ele garante mais eficiência operacional.

Além disso, a ferramenta possibilita a centralização de várias operações que facilitam o dia a dia do gestor como:

  • contratos;
  • documentos pendentes;
  • histórico escolar;
  • ficha do aluno;
  • boletim;
  • declarações;
  • certificados.

Aumento na captação de alunos

Com uma gestão escolar eficiente, os pais ficam mais satisfeitos com as atividades praticadas em sala de aula. Como consequência, eles mantêm os filhos na escola e passam a recomendar o espaço para outras famílias, aumentando as chances de captação de novos alunos.

Somado a isso, o administrador tem mais tempo para se dedicar às ações de marketing da escola a fim de atrair mais alunos.

Você percebeu quantas vantagens um software de gestão escolar pode oferecer? Entre em contato com a nossa equipe e descubra como podemos ajudá-lo!