Sistema de gestão escolar: você realmente entende sua importância?

Essencial para o desenvolvimento do nível de aprendizado dos alunos, o sistema de gestão escolar é um dos elementos determinantes para o desempenho de uma escola. Uma boa gestão escolar é fundamental para dar suporte a um ensino de qualidade.

Nesse contexto, você já parou para pensar no quanto um sistema é capaz de facilitar o dia a dia da gestão de uma escola infantil?

Atualmente, existem plataformas modernas que integram os aspectos relativos ao gerenciamento da escola por meio de um único sistema, que centraliza as informações e garante mais facilidade e agilidade no acesso a todos os dados importantes. Isso inclui controle de contatos, relatório de aulas e professores, registro de matrículas, dados dos alunos e gestão financeira.

Como você pode ver, informatizar a gestão da escola infantil traz inúmeras vantagens. Se você ainda tem dúvidas quanto à implantação, listamos, a seguir, benefícios dos sistemas de gestão escolar.

1. Processos internos facilitados

O acompanhamento do desempenho dos alunos, como a avaliação descritiva ou ocorrências pedagógicas e comportamentais, pode ser otimizado por meio de um sistema on-line. Dessa forma, assim que o professor lança os dados no sistema, eles já ficam acessíveis para a coordenação e para os familiares visualizarem através do portal do aluno ou de aplicativos em smartphones.

Um campo para preencher com as justificativas de falta também é uma boa pedida. É assim que se cria um histórico de frequência do aluno simplificado e de fácil acesso. O uso de salas e laboratórios pode ser agendado, e o mapa de disponibilidade fica acessível para a diretoria.

A disponibilidade de professores também pode ser controlada de forma tecnológica. Assim, fica mais fácil saber, em tempo real, quais professores e salas estão disponíveis para possíveis atividades extras.

A parte financeira também funciona melhor, já que o sistema é capaz de controlar as contas a pagar, para que nada passe despercebido, e também o recebimento de mensalidades e verbas. Dessa forma, a direção tem controle total e preciso do fluxo de caixa da escola.

Já imaginou quanto tempo pode ser otimizado com esses processos funcionando por meio de um sistema de gestão escolar?

2. Possibilidade de análise e feedback

As avaliações dos alunos, assim como o sucesso de projetos escolares, podem ser analisadas continuamente, em tempo real. Dessa forma, quando um aluno não apresenta evolução, o professor tem facilidade de visualizar a situação e entrar em contato com o responsável.

O mesmo vale para a gestão de pessoal: por meio dos resultados, é possível medir o quanto a atuação de cada um está sendo efetiva e, a partir daí, dar feedbacks e alinhar expectativas entre direção, professores e pais dos alunos.

O resultado é que todos saem ganhando, com melhor taxa de aprendizagem e o aprimoramento dos educadores.

3. Informações mais organizadas

Algumas escolas ainda mantêm os cadastros de alunos e funcionários em papel. O simples fato de colocar uma ficha fora da ordem correta pode causar um grande transtorno, já que horas serão perdidas na tentativa de localizar o documento.

A possibilidade de acontecer isso não é pequena, visto que uma leve distração pode fazer com que uma ficha seja colocada junto às da turma errada, por exemplo. Além disso, a cada vez que é necessário atualizar dados, os papéis precisam ser reimpressos.

Com um sistema de gestão escolar, nada disso é necessário: os cadastros ficam todos armazenados de forma segura e eficaz. Para localizar a ficha de um aluno basta uma breve pesquisa no sistema. A atualização de dados pode ser feita instantaneamente e até mesmo solicitada pelos pais pela internet.

A necessidade de imprimir documentos também diminui, visto que as informações podem ser armazenadas e consultadas de forma prática e rápida. Até o meio ambiente sai ganhando com a diminuição de documentos impressos.

A maioria dos sistemas mantém os dados armazenados em nuvem. Isso significa que, além de estarem 100% protegidos, eles não ocupam espaço na memória do computador da escola.

4. Relação entre pais e escola

Há alguns anos, o principal canal de comunicação entre pais e escola era a reunião de pais, que acontecia uma ou duas vezes durante o semestre.

Com um sistema on-line, é possível digitalizar a famosa “agendinha”, que permite a comunicação entre pais e professores. Por meio dela, os pais acompanham tanto a frequência como o que tem acontecido no dia a dia em sala de aula.

Qualquer dúvida ou informação pode ser enviada e respondida rapidamente. Isso estreita o relacionamento entre eles e a escola, ajudando a estabelecer um vínculo de confiança, importante para o acompanhamento do aluno.

5. Sucesso na captação de alunos

Toda escola conta com algumas desistências: alunos que saem para outras escolas ou pessoas que simplesmente foram conhecê-la e acabaram optando por matricular os filhos em outro lugar.

Essas pessoas podem tornar-se alunos no futuro. Perder o contato com elas é desperdiçar a chance de conseguir novos alunos de forma mais rápida, visto que elas já conhecem a escola.

Para evitar que esses dados fiquem jogados em uma gaveta, o sistema deve contar com um módulo para mantê-los como cadastros inativos e direcionar contatos e ações de marketing para eles.

Da mesma forma, é possível criar ações para o público em geral e enviá-las para clientes em potencial, pessoas que têm filhos em idade escolar, que residem próximo à escola e que, de alguma forma, já estiveram em contato.

Isso evita trabalho em vão e otimiza as chances de que os resultados sejam mais efetivos. Ou seja, o software de gestão ajuda até mesmo na hora de conseguir novos alunos.

Entendeu por que um sistema de gestão escolar é capaz de ajudar o seu estabelecimento de ensino a conseguir novos alunos e elevar o nível de satisfação dos já matriculados?

Está pensando em implantar algo assim na sua escola para otimizar o seu trabalho e o seu papel no mercado? Entre em contato conosco e tire todas as suas dúvidas sobre tudo o que o sistema de gestão escolar pode fazer por você.